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 Compte-rendu de la réunion du 09/10

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MesquinMan
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MessageSujet: Compte-rendu de la réunion du 09/10   11.10.09 8:31

Présents: MesquinMan, Titom, Black Man, Antoine, Roldaice et Flo
Excusé: Glassheart

Tarif
Cette année tarif unique à 4 ou 1d6 euros pour tout le monde (samedi, nuit ou dimanche).

Les scénarii (responsable: MesquinMan)
Ils ont été répartis de la manière suivante:

samedi: L5A, Shadowrun, Vampire, Cthulhu, Fading Suns
+ scénario Agents de Xavier Balbastre
dimanche: Warhammer, Qin, Septième Mer, Cadwallon, Deadlands

Parties sauvages la nuit...

La buvette (responsables: Black Man et Antoine)
On ne fera pas de grands changements par rapport à l'année dernière sur les produits proposés à la vente.
On réfléchit à ce qu'on va proposer le soir: pour le moment, on serait plutôt sur une boisson type punch qu'on proposerait en deux formules (alcoolisées et non alcoolisées) et une boisson chaude (notre fameuse soupe). On a trouvé une recette à partir de banane, de lait et de gruyère mais il faut tester .
On mettra en place un planning où les HDLs pourront s'inscrire pour tenir la buvette une heure ou deux.

Affiches, flyers et communication
On lance officiellement la com pour les vacances de la toussaint. D'ici là, il faut réaliser le flyer. Glassheart s'en occupera normalement. Titom s'occupe d'imprimer affiches et flyers.

Décoration (responsable: Titom)
On propose de ne cibler en déco que le thème du pirate traditionnel (celui avec sa jambe de bois et son perroquet). Pour cela, le but est d'accumuler assez d'objets ou de fabrications persos pour décorer la grande salle et le hall (le principe étant de donner une ambiance taverne). Avis aux bricoleurs et aux chineurs: on réserve un budget maximum de 300 euros pour la déco. Si vous avez un projet sympa, on peut vous le financer.

Voici, pêle-mêle, une liste d'objets en lien avec la piraterie: drapeau, cartes, bouteilles, filets, coffres, cordages, coquillages, étoiles de mer, tentures, grappin, canons, longe-vue, sextant, boussole, compas, fers, planche, hamc, perroquet, singe, pièces d'or, poulies, rateliers d'armes, voiles, affiches faisant référence à l'univers de la piraterie, verres...

On a déjà des propositions: Yannick fabrique un radeau, Antoine des cartes, Black Man des armes en mousse.

Je m'occupe de réserver des cloisons et une estrade auprès de la mairie.

Les lots
On réfléchit encore à la manière d'attribuer les lots (mais ce sera certainement une tombolot.
On attibuera deux gros lots pour le meilleur déguisement et le meilleur chasseur de trésor (voir ci-dessous).
L'Ours et moi, on avait déjà acheté quelques lots à la braderie.

Les plus

Concours de déguisement: on incite les gens à venir déguiser. Un lot de valeur sera décerner au plus beau costume.

Chasse au trésor: je m'occupe de mettre en place un jeu à énigmes dont la récompense sera un lot de valeur.

Jeanlain sera présent avec son stand jeu d'occaz.

Et les HDLs dans tout ça?
Le rôle des hdls est donc:

- De donner des idées...

- De fouiller les greniers familiaux, de faire les encombrants ou encore de ratisser les braderies de la région pour trouver de quoi décorer les salles.

- De diffuser largement les infos sur la conv en mettant des affiches dans les lieux où ils ont l'habitude d'aller ou en postant sur leur forums préférés.

- De venir en force dès vendredi 4 pour aider à l'installation, à la buvette et à la désinstallation...


Dernière édition par MesquinMan le 11.10.09 15:02, édité 1 fois
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Glassheart
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MessageSujet: Re: Compte-rendu de la réunion du 09/10   11.10.09 12:49

Alors tout d'abord désoler ne n'être pas venu mais c'était vraiment un cas de force majeur ( pour info la petite va mieux la fièvre est tombé et ils devraient normalement lui enlever les perfs aujourd'hui ou demain)

Pour le flyer je m'y met le plus rapidement possible et il devrait être dispo au plus tard le week-end prochain.
Etant donné qu'il n'y a pas de Murder cette année je pense qu'on va repartir sur un format A5 plié

Pour l'affiche je vais voir pour rajouter un petit encart pour le concours de déguisement et la chasse au trésor ( je n'ai pas envie de surchargé l'affiche mais je rappelle que lorsqu'il n'y as plus de flyers c'est tout ce qui reste pour faire la promo)

Au niveau du n° de tel pour les contacts (flyers et affiches) je laisse celui de Titom ou je change pour le tien Gilles?

Pour la buvette j'ai déjà dit sur le topic concerné donc je ne étendrais pas la dessus mais je serais présent

Idem pour l'installation et désinstallation

Et bien sur je réfléchis a des idées de déco et a leur mise en œuvre
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MesquinMan
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MessageSujet: Re: Compte-rendu de la réunion du 09/10   11.10.09 15:02

J'ai oublié qu'on avait changé le tarif, on va proposer 4 euros ou 1d6.

Pour les renseignements, on garde le numéro de Titom et assohdl pour le courrier.
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shadowi
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MessageSujet: Re: Compte-rendu de la réunion du 09/10   12.10.09 0:17

Salut


Désolé de ne pas être venu à la réunion... Quand à lieu la prochaine ?

[edit couper coller dans la bonne partie du forum pour le paragraphe sur les scénario]

Est ce que vous avez besoin de monde pour aider à monter la salle le vendredi soir ? Faut il demander aux chimères de venir vous aider ?


Xavier
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Highlandjul
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MessageSujet: Re: Compte-rendu de la réunion du 09/10   15.10.09 14:08

Salut, désolée mais je n'ai pas pu venir ni prévenir que je ne pouvais pas venir (eh oui, toujours pas internet, je vous écris dêpuis la médiathèque...). Prévenez-moi pour la prochaine. Le scènar de Deadlands avance et je le testerai sans doute courant novembre.
Pour la déco, s'ils vous faut des volontaires suicidaires pour faire des trucs en papier mâché pour la déco, je suis dispo (et j'ai de l'expérience....)
Petite question, est-ce que vous avez essayé de démarcher des sponsors (editeurs et autres, si non je peux m'en charger éventeullement).
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Glassheart
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MessageSujet: Re: Compte-rendu de la réunion du 09/10   15.10.09 14:34

nous avons déjà contacter des sponsors malheureusement nous n'avons eu aucune réponses


Sinon le flyer est presque pret il ne me reste plus qu'a trouver une accroche et un petit peu de fignolage il sera donc dispo ce w-e comme promis

edit je viens de remarquer une chose j'ai deux mail pour les renseignements: assohdl at laposte.net et conventionhdl at laposte.net
Je met laquelle?
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MesquinMan
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MessageSujet: Re: Compte-rendu de la réunion du 09/10   15.10.09 16:03

assohdl
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MessageSujet: Re: Compte-rendu de la réunion du 09/10   

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Compte-rendu de la réunion du 09/10
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