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 [Sorcellerie 2011] Bilan

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MesquinMan
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MessageSujet: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 8:36

Voici un bilan à tête reposée de la convention. N'hésitez pas à l'enrichir...

ORGANISATION

3 réunions ont été organisées: le 05/02/11, le 10/09/11 et le 08/10/11 (lors de l'AG). Il faut rajouter à cela les topics sur le forum. Les tâches et les responsabilités ont été rapidement distribuées et je pense que chacun a fait son boulot. De même, les HDL voulant participer à l'organisation ont obtenu des réponses rapidement.

LA COMMUNICATION

Tous les ans je le dis et tous les ans je ne le fais pas: demander aux participants comment ils ont obtenus l'information!!! Bref...

Sur internet, la com' a débuté mi-octobre avec comme support principal le blog (à ma décharge, l'adresse de contact avait un défaut). La plupart des sites rôlistes ont été contactés. La page facebook de l'asso a aussi été mise à contribution. A noter que facebook est de plus en plus utilisé par les assos pour se renseigner ou promouvoir leurs évènements.

Les flyers ont été distribués vers fin octobre (à ma connaissance uniquement à Rocambole). Je pense qu'on ne fait pas assez appel au "Bazar du bizarre" qui a de plus en plus de succès.

LES PARTENAIRES

Il faut distinguer ici les sponsors de ceux qui sont venus animer un stand.

Les sponsors (Sans Détour, Bibliothèque Interdite, 7ème Cercle, JDR Mag, Factor Mundi, ) nous ont encore permis cette année d'offrir une vingtaine de lots sans que nous ayons à débourser un centime. Les Ludopathes avaient aussi été contactés mais je crois qu'ils n'ont rien envoyés. Si ça n'a pas encore été fait, il serait sûrement judicieux de leur envoyer un courrier de remerciement.

Pour les animations, nous avons eu deux désistements: "JDRmag/le joueur" et le "Département des sombres projets" (l'un comme l'autre pour des imprévus d'ordre personnel).

"La Mascarade" a tenu un stand durant l'après-midi. Ils ont eu beaucoup moins de joueurs que prévus mais ceux qui ont participé semblaient satisfaits. Ils sont prêts à revenir.

"Footbridge" a animé 4 parties de jdr et a tenu son stand tout le WE. Ils sont prêts à revenir.

"Factor Mundi" est arrivé tardivement (problèmes sur la route). Les intervenants devaient présenter un jeu de plateau et un jeu de figurines. Je ne pense pas qu'ils aient trouvé leur public...

"Crysalys" a présenté l'univers de "Cœur de Dreanne" tout l'après-midi et ont animé une partie durant la nuit. Ils sont manifestement repartis très satisfaits de la convention.

"Librairie Legry". Je pense que Guillaume a fait quelques ventes comme d'habitude.

Nicolas a proposé et organisé une murder le dimanche après-midi.

"Trolls et p'tits Lutins". Je n'ai pas demandé à Lucas le nombre de participants mais je pense que les joueurs de Magic étaient au moins une trentaine. Certains regrettaient de ne pas avoir été mis au courant pour la convention. D'après ce que j'ai cru comprendre, la consommation à la buvette était importante ce qui était notre objectif. Ils sont prêts à revenir.

A propos des partenaires. Nous ne nous sommes pas vraiment mis d'accord sur ce qui leur était offert. Pour moi, il est évident qu'ils devaient avoir la gratuité totale sur leur consommation (dans la limite du raisonnable) tout au long du week-end. Mais, apparemment, ce n'est pas l'avis de tous. Ce sera un point à éclaircir pour l'année prochaine ; )

PRE-INSCRIPTIONS

J'ai eu 17 pré-inscriptions (dont 15 se sont concrétisés). Comme je le craignais, la pré-inscription pour la Mascarade n'a pas du tout fonctionné (une seule pré inscription).
J'y vois plusieurs raisons: le manque de lisibilité sur le blog, le fait que ce soit une nouveauté pour notre public habituel et, peut-être, parce que la Mascarade n'a pas relayé l'info sur son propre site.
Tous les pré-inscrits ont pu jouer à la partie qu'ils désiraient.

INSTALLATION

Malgré quelques sueurs froides, le matériel de la mairie était bien présent. A noter que certains panneaux sont de plus en plus en mauvais état.
Grâce aux restes de "Ghost stories" et aux efforts d'Antoine, la déco était honorable cette année. Les WC étaient, à mon avis, trop cloisonnés (le nombre de gens qui m'ont demandés où ils étaient est tout simplement hallucinant ^^).
La Grande Salle était, comme tous les ans, trop bruyante. A moins que la mairie se décide à faire un faux plafond, je pense que ça restera inéluctable. Au niveau de l'agencement, j'ai trouvé que "Factor Mundi"/"Crysalys" était trop isolé. D'un autre côté, on ne pouvait pas vraiment faire autrement. A noter qu'on aurait eu du mal à trouver de la place si on avait eu ne serait-ce qu'un stand de plus.
Du samedi, j'ai dû mettre deux parties de jdr dans la grande salle. Ce qui prouve qu'on ne peut pas entièrement consacré la grande salle à nos partenaires sans remettre en cause la partie "jdr" de la conv.

BUVETTE

Je n'ai regardé ce qui se passait à la buvette que de loin mais, d'après ce que j'ai pu voir et comprendre:
- L'approvisionnement était bon et à part quelques ruptures de stock sur des produits mineurs, tout s'est bien passé.
- La soupe et le petit déjeuner se sont bien passés
- Certains participants avaient ramené leur nourriture mais c'est le jeu et il faut l'accepter.
- JB n'a pas été frappé par Black Man pour avoir été cherché le pain dimanche matin ^^

JEU DE ROLE

C'est assez rare pour le souligner: tous les scénarii ont été joués (du samedi comme du dimanche).

Comme tous les ans, la plus grosse difficulté a été de trouver les MJ. Mais bon, on finit toujours par trouver des solutions^^! De même, je pense qu'ils vont finir par s'apercevoir que la tombolot récompense systématiquement les MJ. A noter qu'Eric nous a oublié cette année et que le scénario Star Wars n'est jamais arrivé, petit vilain, va!.

Il y a eu 7 parties du samedi (38 joueurs, 7 MJ) et 6 parties (dont la murder) du dimanche (32 joueurs, 6 MJ).

LA NUIT

Malgré les apparences, la nuit est de plus en plus organisée. Cette année, je suis passé dans les salles en milieu d'après-midi pour organiser l'attribution des salles. A 18 heures, elles étaient toutes réservées. Nous avons ainsi eu un runequest, un brigade chimérique, un L5R, un new millenium et le semi GN en salle 3. D'autres parties se sont jouées dans la grande salle. Toutes les infos étaient disponibles sur le tableau blanc. Il me parait difficile de faire plus sans enlever définitivement l'esprit "sauvage" de la nuit. Je pense qu'il y a des gens qui viennent à la convention aussi pour ce côté "liberté" durant la nuit.

A propos du couchage, Thierry nous avait mis à disposition 6 tapis mais il en a un peu plus. A nous de lui demander si on l'estime nécessaire.

Il reste le problème de la salle de couchage. J'avais annoncé que la première salle qui terminerait sa partie deviendrait la salle de couchage. Manque de pot, c'est une salle dont l'éclairage est contrôlée par une clé qui a été libérée en premier. Je vois deux solutions possibles: soit on demande à Thierry la clé avant 20 heures pour ne pas le déranger, soit on choisit une salle au départ et on fait déménager les gens dès qu'il y en a qui veulent dormir.

DEPENSES ET RECETTES

Je laisse le trésorier s'occupait des détails.

Globalement les pertes sèches: les ingrédients du petit déjeuner, les ingrédients de la soupe, la location de la camionnette pour la déco.

Les pertes qui 'en sont pas: tout ce qui est achat buvette qui finiront par être consommés.

Les recettes: 46 inscriptions payantes (163 euros, 3.50 euros en moyenne), les rentrées de la buvette.

REMERCIEMENTS

Et bien oui quand même. Parce que ça fait toujours plaisir d'avoir un petit merci ^^. Alors merci à:
- TOUS NOS PARTENAIRES pour avoir autant diversifié et enrichi notre convention
- Vincent pour sa présence, son scénario et son soutien indéfectible
- Armand pour les coups de main
- Nicolas pour l'organisation de la murder
- Nos habitués qui reviennent tous les ans et qui permettent à la convention de vivre
- Antoine pour la déco et le relais au niveau des partenaires
- Moïse pour nous avoir mis en contact avec Footbridge
- Astu, Gargoule, Vince, JB et Alexandre pour le boulot en cuisine et les courses
- Black Man , Coin-Coin, Samuel et Florian pour avoir tenu la buvette de main de maître et les courses
- Julie, Titom, Raynald, Manu, Samuel et Antoine pour la maîtrise
- RV pour l'animation des jeux de plateau
- L'Ours pour la soupe
- Geoffrey pour m'avoir relayé aux inscriptions
- Bruno pour son enthousiasme pour l'équipe de "Crysalys"
- tous ceux que j'ai oublié et qui m'en voudront forcément ; )
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Samuel
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 8:54

MesquinMan a écrit:
Les flyers ont été distribués vers fin octobre (à ma connaissance uniquement à Rocambole). Je pense qu'on ne fait pas assez appel au "Bazar du bizarre" qui a de plus en plus de succès.

J'en avais bien mis au bazar du bizarre, mais je ne sais pas s'ils les ont distribués.

Sinon, pour la nuit, je pense qu'il s'agit surtout de laisser une salle, avec possibilité d'éteindre la lumière, à dispo.

Pour le tournoi Magic, il est vrai que la plupart des joueurs sont aussi des rôlistes à plus petit niveau, mais trolls et petits lutins (sans aucune animosité à leur égard) n'a pas parlé du principe de convention de jeux de rôles.

Tout ça reste mon avis, bien évidemment.

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MesquinMan
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 9:34

Samuel a écrit:
J'en avais bien mis au bazar du bizarre, mais je ne sais pas s'ils les ont distribués.

OK. Quand on a fait nos courses fin novembre, il n'y en avait pas (plus).

Samuel a écrit:
Sinon, pour la nuit, je pense qu'il s'agit surtout de laisser une salle, avec possibilité d'éteindre la lumière, à dispo.

On ne peut pas laisser une salle vide en début de soirée, sutout vu la demande.

Samuel a écrit:
Pour le tournoi Magic, il est vrai que la plupart des joueurs sont aussi des rôlistes à plus petit niveau, mais trolls et petits lutins (sans aucune animosité à leur égard) n'a pas parlé du principe de convention de jeux de rôles.

Peut-être qu'il faudrait travailler la réciprocité des infos sur le net. "Je fais de la pub pour toi chez moi... Tu fais de la pub pour moi chez toi"

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Tifred
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 9:51

Merci à tous les noctambules qui ont tenu la baraque pendant la nuit Smile
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soon
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 10:28

Samuel a écrit:
Pour le tournoi Magic, il est vrai que la plupart des joueurs sont aussi des rôlistes à plus petit niveau, mais trolls et petits lutins (sans aucune animosité à leur égard) n'a pas parlé du principe de convention de jeux de rôles.
En tant que Co-organisateur du tournoi et chargé de la rédaction de l'annonce et de la création de l'affiche, j'ai pourtant bien stipulé à chaque fois que le tournoi avait lieu dans le cadre de la convention JDR des HDL.

Voici par ex. la pub effectuée sur le site francophone dédié au format Legacy, ou vous pourrez trouver un logo HDL sur l'affiche et la phrase suivante dans l'annonce texte :
"Dans le cadre de leur convention de Jeu de Rôle, l'association des Héraults de Lambert nous ouvre ses portes pour organiser un tournoi Legacy avec l'aide de Trolls&Petits Lutins."


Ensuite si les mecs ne savent ni lire, ni demander de renseignements à ce sujet, je n'y peux rien... Rolling Eyes
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Samuel
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 10:32

Ce sont les échos que j'ai eu de potes ayant participé au tournoi sans savoir que du jeu de rôles s'y pratiquait aussi, tant pis, il vont devoir tâter de mon fouet.

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Tifred
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 11:27

soon a écrit:
Ensuite si les mecs ne savent ni lire, ni demander de renseignements à ce sujet, je n'y peux rien... Rolling Eyes
tu veux dire que les gars jouent à Magic pour les images des cartes et pas pour le texte?

Je vais peut-être enfin pouvoir gagner Smile
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Glassheart
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 11:45

Voila mon avis sur certain point

ORGANISATION

Rien de plus dire

LA COMMUNICATION

vu le nombre de participants la com a fonctionné mais il serait bon effectivement de savoir comment les participants ont eu l'info

LES PARTENAIRES

Rien a dire non plus un grand merci a eux.

Pour leurs conso je pense qu' un repas et une boisson offert tout comme nous.
par contre je sais que certain on refuser qu'on leur offre leurs sandwich et ont tenu a payer

INSTALLATION

Effectivement "Factor Mundi"/"Crysalys" était très isolé. je pense que pour l'année prochaine il faudrait mettre les partenaires du même coté que Guillaume ( Il y avait de la place vu qu'il me semble qu'il y a eu un plateau et un fallout dans l'aprem)

Après discution avec Thierry il serait bon de mettre des poubelles recyclage dans les salles.
Cette année nous avons fait le tri au bar mais ça obliger les participants a ce déplacer.
De plus ça nous évitera une amende en cas de contrôle.

BUVETTE

Pas de problème particulier en cuisine ni au bar. Et a part les quelque courses habituelle du dimanche matin il n'y a pas eu de problème d’approvisionnement


LA NUIT

Pour le couchage on peux effectivement demander la clé si c'est pas possible il reste l'option du demenagement mais dans ce cas la il faudrait reservé une salle pour les membres du club pk demander au inviter de ce deplacer en pleine partis ça le fait pas trops

DEPENSES ET RECETTES

J'ai pas les chiffres en têtes mais on s'en sort bien il me semble

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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 13:10

ORGANISATION

Je n'ai rien de plus à ajouter sinon un grand merci à tous ceux qui y ont participé

LA COMMUNICATION

Je pense que la Comm' a fait son œuvre. Je confirme par rapport au tournoi de Magic, bon nombre de participants étaient surpris que ça soit une convention de Jeu de Rôle (et ce, malgré le travail de Soon No )

LES PARTENAIRES

Un grand merci à eux aussi. Ils ont adoré notre convention (pour la plupart). Ils reviendront l'année prochaine si on les invite (pour la plupart).

INSTALLATION

Je vous rejoins quant au fait de dire que Factor Mundi était isolé. Je suis d'accord avec Vincent, l'idéal aurait été de les mettre à côté de Jenlain, même si l'espace reste limité. A voir pour la prochaine convention.

BUVETTE

Aucun soucis particulier à souligner de ce côté.


LA NUIT

Apparemment l'information a dû mal circuler, et pourtant je l'ai faite circuler. Je possédais sur moi la clé pour la lumière. Thierry me l'avait confié dans l'après-midi. Donc pour l'année prochaine, je lui redemanderai si c'est possible.

DEPENSES ET RECETTES

Xavier m'en avait vite fait parler. Il me semble qu'on a fait un bénéfice d'une cinquantaine d'euros. Donnée à confirmer bien évidemment.

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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 14:23

Dépenses = 909,84
Recette du dimanche soir = 1194,34

Soit en gros 283 euros de bénef (et non une cinquantaine titom ^^)
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Samuel
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 14:41

Et que le personnel s'amuse ^^

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Asturiel
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 16:44

Des chiffres sur :
- Nombre d'intoxications alimentaires?
- Nombre de personnes que Julie a réussi à droguer pour leur soutirer un numéro de tel?
- Nombre de cheveux de coin coin retrouvés dans la soupe?
- Nombre de cigarettes consommées durant les 2 jours par Black Man?
- Nombre de coups de fouets qu'a recu JB?
- Nombre de mots violents et traumatisants prononcés par Gargoule?
- La note qu'a obtenu notre pauvre Jordan a ses prétendus exposés qui l'ont soit disant empêches de se joindre à nous?
- Nombre de séances de psy que Vince devra subir pour se remettre de la balade en voiture de samedi soir/dimanche nuit avec Julie?
- Nombre de cm pris par Titom pendant ces 2 jours (car je pense qu'il est encore en croissance non?)



Parlons des chiffres qui comptent, la recette franchement les gars z'êtes matérialistes ...
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Glassheart
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 17:04

Asturiel a écrit:

- Nombre de séances de psy que Vince devra subir pour se remettre de la balade en voiture de samedi soir/dimanche nuit avec Julie?

Juste 3-4 seances........ par semaine.........Pendant 1 a 2 ans Very Happy

sinon un grand merci a Julie pour m'avoir ramener

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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 17:39

Des chiffres sur :
- Nombre d'intoxications alimentaires? hm sa c'est compliqué, je suppose qu'on le saura l'année prochaine

- Nombre de personnes que Julie a réussi à droguer pour leur soutirer un numéro de tel? voir question précédente

- Nombre de cheveux de coin coin retrouvés dans la soupe? 10 ( histoire qu'il lui en reste un peu quand même )

- Nombre de cigarettes consommées durant les 2 jours par Black Man? 15

- Nombre de coups de fouets qu'a recu JB? environ <cette information a été censurée>

- Nombre de mots violents et traumatisants prononcés par Gargoule? +∞ ( nan nan je vous jure, à la buvette il racontait des trucs méchants, vous aimeriez pas savoir ! )

- La note qu'a obtenu notre pauvre Jordan a ses prétendus exposés qui l'ont soit disant empêches de se joindre à nous? 21/20 ( pour bien montrer que c'est invraisemblable )

- Nombre de séances de psy que Vince devra subir pour se remettre de la balade en voiture de samedi soir/dimanche nuit avec Julie? Juste 3-4 seances........ par semaine.........Pendant 1 a 2 ans ( voir vince )

- Nombre de cm pris par Titom pendant ces 2 jours (car je pense qu'il est encore en croissance non?) 20 ! ha non il portait un chapeau à ce moment la ...
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 17:43

Mais c'est faux ! Je suis la délicatesse incarnée ! Un monument du bon goût ! Un chef-d'œuvre de politesse !


(J'en fais pas trop là ?)
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Glassheart
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 17:51

Entre toi et les grivoiseries de Julie j'ai été choqués un nombre incalculable de fois

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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 17:54

Genre. De toutes façons c'est vous qui m'avez rendu comme ça. J'ai été perverti. No
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 18:49

Ouai ben il t'en fallait pas beaucoup ... Faut dire que pour rester dans le bilan de la conv' on s'est particulièrement bien amusé à la buvette cette année : merci à notre partenaire comique par défaut : Julie !

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Glassheart
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   21.12.11 19:23

ouai c'est vrai qu'il y avait une bonne ambiance a la buvette

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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   22.12.11 14:48

Piliers de bistros en fooooorce. Désolée, mes excuses aux familles, tout ça....

Nombre de numéro de téléphone: vous seriez déçus.....
moi en tout cas je l'ai été .....

Sinon, c'est vrai bonne ambiance, bien cool.
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MessageSujet: Re: [Sorcellerie 2011] Bilan   

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